Arqueo de caja
¿Qué es el arqueo de caja?
La propia naturaleza del dinero permite su examen físico y dicho examen se realiza mediante el procedimiento administrativo-contable conocido como arqueo de caja.
¿Cuál es el objetivo del arqueo de caja?
determinar la efectiva existencia física de los fondos mediante la comparación entre el saldo de la cuenta Caja y el dinero en poder del cajero; verificar el cumplimiento de las normas de control interno instrumentadas para el manejo del efectivo y otros valores; detectar errores y omisiones contables así como posibles fraudes cometidos.
¿Cuándo se realizan arqueos de caja?
El arqueo de caja debe realizarse en forma periódica pero procurando que no se practique en fechas fijas, de modo que exista un cierto factor sorpresa que permita detectar fraudes y evaluar el sistema de control interno implementado.
No obstante, será necesario siempre realizar un arqueo de caja a la fecha de cierre de ejercicio.
a) Confección del acta de arqueo.-
Se trata de un papel de trabajo en el cual se van a enfrentar dos elementos:
por un lado los valores existentes en poder del cajero que forman parte de la cuenta “Caja”, los que serán anotados bajo el titulo Fondos arqueados. Por otro lado, y bajo el título Fondos sujetos a arqueo se anotará el saldo del mayor de “Caja”, al que se le sumarán todos aquellos comprobantes sin contabilizar aún que representan ingresos de fondos y se le restarán los que reflejen egresos de fondos.
Tanto los Fondos Arqueados como los Fondos Sujetos a Arqueo se suman y se obtienen los respectivos totales.
b) Comparación de los totales de Fondos Arqueados y Fondos Sujetos a Arqueo.-
Si el total de los Fondos Arqueados es mayor que el total de los Fondos Sujetos a Arqueo, quiere decir que los fondos realmente existentes son mayores que los que indica la contabilidad, por lo que existirá un sobrante que deberá ser contabilizado debitando la cuenta “Caja” (para aumentar su saldo) y acreditando la cuenta diferencial de ganancia “Sobrante de Caja” o “Diferencia de Arqueo”.
Si, en cambio, el total de los Fondos Sujetos a Arqueo es mayor que el total de los Fondos Arqueados, quiere decir que los fondos realmente existentes son menores que los que indica la contabilidad, por lo que existirá un faltante que deberá ser contabilizado acreditando la cuenta “Caja” (para disminuir su saldo) y debitando la cuenta diferencial de pérdida “Faltante de Caja” o “Quebranto de Caja” o “Diferencia de Arqueo”.
