La tramitación formal contable: Cuentas y asientos

1.- Definición de cuenta

Decimos que la cuenta es la unidad de registro sintética que refleja o recoge la situación inicial, los flujos económicos y la situación final referidos al elemento al cual representa con independencia del resto de las cuentas del patrimonio de la empresa.

Una cuenta representa un elemento patrimonial, es decir un elemento del activo, del pasivo o del patrimonio neto de manera individual y que nos permite conocer los movimientos económicos que se hayan podido producir en esta cuenta.

Terminología.

– Cuando hacemos una anotación en el debe, decimos que cargamos en la cuenta

– Cuando hacemos una anotación en el haber decimos que hacemos un abono.

Saldar una cuenta (cerrarla a 0), si tiene un saldo, saldar la cuenta implicará hacer un movimiento a que la cuenta tenga saldo 0. 

Leyes de funcionamiento

1. Ley de desglose → Toda cuenta puede ser dividida en otras de similares características a las de la dividida.

Cada una de las cuentas va a permitir ser desglosada en tantas como necesitemos abrir de nuevo.

Por ejemplo, Existencias, Mercaderías, o Clientes, cualquier cuenta vamos a tener que desglosarla como norma general en varias (Mercadería A, Mercadería B, Cliente A, Cliente B).

2. Ley de eliminación → Si una cuenta debe ser incrementada y disminuida en el mismo importe, y  por la misma operación se puede prescindir de su utilización.

Ojo con el requisito que sea misma operación. Sucede en asientos complejos

3. Ley de integración → Las cuentas pueden agruparse en un número menor con la condición de que su agregación resulte coherente por ser cuentas de la misma naturaleza o porque de la suma resulte una información relevante (Entra en coalición con la primera ley lista). 

4. Ley de conexión → Todas las cuentas son coordinables entre si directa o indirectamente ya sea habitual o excepcionalmente.

Bancos y proveedores cuentas que se suelen utilizar en mismo asiento de forma habitual, en otros casos la conexión es menor, aunque de forma directa o indirectamente existe conexión entre cuentas.

5. Ley de invariabilidad → Los criterios utilizados para denominar una cuenta deben mantenerse en el tiempo como mínimo durante todo un ejercicio. 

Teoría sobre su significado.

– Teoría personalista o jurídica → Las cuentas deberían de representar a las personas que intervienen en las actividades económicas.

– Teoría materialista → Concibe a las transacciones económicas como intercambios de bienes u objetos materiales de manera que totalmente al contrario que al anterior, aquí no reflejamos la relación a nivel de personas, sino que la relación respecto a los bienes que estamos intercambiando.

– Teoría economigrafica. → Interpreta la operación económica como la aplicación de unos recursos y por tanto las cuentas representarían los destinos y los orígenes de estos recursos.

• En el Debe tendríamos las aplicaciones de recursos

• En el Haber los orígenes

– Teoría matemática → Un hecho contable es una transacción existente entre dos momentos de tiempo sucesivos y cualquier alteración del patrimonio entre dos situaciones empresariales.

Cualquier movimiento debe mantener el equilibrio en el balance, si un hecho contable supone un incremento de activo como contraprestación deberá tener un decremento de activo o deberá suponer un incremento de pasivo o patrimonio neto. 

El libro mayor. En cada página de este libro la dedicamos a una cuenta distinta y cada vez que realizamos un asiento automáticamente lo trasladamos anotándolo en el libro mayor en forma de cargo o abono según corresponda para obtener un resumen sistemático de todos los movimientos

Clasificación de las cuentas

Las cuentas se clasifican en:

1. Materiales / Inmateriales → En función de si estas cuentas representan elementos tangibles o intangible las clasificamos en materiales o inmateriales.

2. Personales / Impersonales → Su distinción radica en si aluden a derechos u obligaciones o si no es así.

3. Administrativas / Especulativas.

– En las cuentas administrativas, las anotaciones en el debe y las notaciones en el haber se realizan bajo el mismo criterio valorativo.

– Mientras que las cuentas especulativas son aquellas que se admiten criterios distintos de valoración en sus anotaciones.

Integrales / Diferenciales

– Las cuentas integrales son aquellas que definen bienes, derechos y obligaciones.

– Las cuentas diferenciales son las que corresponden al neto y sus variaciones.

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